Facturas, comprobantes y contratos que se leen y se cargan solos.
Construimos soluciones de IA que leen los documentos que llegan por correo, WhatsApp o escáner, validan cada dato contra tus sistemas y los cargan en el ERP y el CRM con tus reglas de imputación. Lo que no cierra, lo revisa una persona.
Qué es
¿Qué es el procesamiento inteligente de documentos?
El procesamiento inteligente de documentos es el uso de IA para leer un documento, entender qué es, extraer los datos que importan, validarlos y cargarlos en el sistema que corresponde, sin carga manual. Funciona con facturas, comprobantes de pago, remitos, contratos y formularios, aunque lleguen como foto, captura o PDF.
Se diferencia del OCR tradicional en que no se limita a convertir una imagen en texto. Entiende el documento: sabe cuál es el importe total aunque cada proveedor lo ponga en otro lugar, detecta una factura duplicada y avisa cuando el proveedor no coincide con el de la orden de compra.
La diferencia
OCR o procesamiento inteligente de documentos
El OCR es una pieza. El procesamiento inteligente es el proceso completo.
| OCR tradicional | Procesamiento inteligente | |
|---|---|---|
| Qué hace | Convierte una imagen en texto. | Entiende el documento, extrae los datos y los valida. |
| Formatos | Funciona bien con plantillas fijas. | Se adapta a cada proveedor sin configurar una plantilla por uno. |
| Validación | Ninguna: lo que lee, lo entrega. | Cruza cada dato con tus sistemas antes de cargarlo. |
| Documentos difíciles | Falla con fotos torcidas o de baja calidad. | Marca la lectura dudosa y la manda a revisión. |
| Resultado | Un texto que alguien tiene que interpretar y cargar. | El dato cargado e imputado en el ERP, o en la bandeja de revisión. |
Qué procesamos
Qué documentos procesamos
Los que más horas consumen en administración, finanzas y operaciones.
Facturas de compra y venta
Datos del emisor, importes, alícuotas e impuestos, validados e imputados según tus reglas contables.
Comprobantes de pago
Transferencias, depósitos y pagos de billeteras virtuales, de cualquier banco, en foto, captura o PDF.
Remitos y órdenes de compra
Cruzados con lo pedido y lo facturado para detectar diferencias antes de pagar.
Contratos
Partes, fechas, montos, vencimientos y cláusulas clave, extraídos para control y alertas.
Formularios y legajos
Altas de clientes, solicitudes de crédito o documentación de personal, completas y verificadas.
Lo que llega por WhatsApp
Capturas y fotos que mandan clientes o proveedores por chat, procesadas igual que un PDF.
Cómo funciona
Cómo funciona, del documento al sistema
El mismo recorrido para cualquier documento. Lo que cambia son las reglas de validación de cada empresa.
Captura
El documento llega por correo, WhatsApp, un portal o un escáner. No hace falta cambiar cómo lo mandan hoy.
Clasificación
La IA identifica qué es: una factura, un comprobante, un remito o un contrato.
Extracción
Obtiene los datos que importan, cada uno con un nivel de confianza.
Validación
Cruza cada dato con tus sistemas: que el proveedor exista, que coincida con la orden de compra, que no esté duplicado.
Revisión por excepción
Solo lo que no cierra o se leyó con dudas pasa a una persona. El resto sigue solo.
Carga e imputación
El dato se registra en el ERP o el CRM con tus reglas de imputación, y queda la trazabilidad de cada paso.
Esto ya lo hicimos
Procesamiento de documentos en producción
M.I.C.A · Integrando Salud
Salud
Lee y concilia comprobantes de pago de cualquier banco o billetera (fotos, capturas y PDF) que los pacientes mandan por WhatsApp, calcula saldos y envía reportes de auditoría a la administración.
Lector automático de comprobantes
Retail
Ingesta las facturas de compra y venta, extrae los datos y los carga en el ERP y el CRM según los parámetros de imputación de la empresa.
Precisión y control
Documentos difíciles, precisión y control humano
Ningún sistema lee perfecto el cien por ciento de los documentos. La diferencia está en qué hace con los que no puede leer bien.
Fotos torcidas, tickets gastados y capturas recortadas: se leen en la gran mayoría de los casos; cuando no, el documento se marca y no se carga.
Texto escrito a mano: se procesa cuando es legible, siempre con revisión humana si el dato es crítico.
Confianza por campo: cada dato extraído tiene un nivel de confianza. Por debajo del umbral que definís, pasa a revisión.
Bandeja de revisión: tu equipo ve solo las excepciones, con la imagen original al lado del dato leído, y corrige en segundos.
Trazabilidad: de cada registro queda qué documento lo originó, qué se leyó y quién lo aprobó.
Conciliación
Conciliación bancaria y de pagos automática
Es el caso donde el procesamiento de documentos más horas ahorra, y el que M.I.C.A resuelve todos los días en producción.
Lee el comprobante que manda el cliente, sea de un banco o de una billetera virtual.
Busca el movimiento que le corresponde en el extracto o en la cuenta.
Concilia contra la factura o la deuda abierta de ese cliente y registra el pago.
Calcula saldos y detecta pagos parciales, duplicados o sin identificar.
Informa a administración con un reporte de lo conciliado y lo pendiente.
SaaS o a medida
¿SaaS de OCR o una solución a medida?
Hay buenos productos de OCR de facturas en el mercado. Conviene uno de esos cuando el caso es estándar. Conviene una solución a medida cuando se cumple alguna de estas condiciones:
Muchos formatos distintos. Proveedores, bancos y billeteras que mandan cada uno a su manera.
Reglas de imputación propias. Centros de costo, cuentas y validaciones que ningún producto trae configuradas.
Sistemas propios o poco comunes. Un ERP sin conector de mercado o un sistema desarrollado internamente.
Documentos informales. Capturas de WhatsApp, fotos de tickets o comprobantes de billeteras virtuales.
El documento es solo el principio. Hay que conciliar, avisar a un cliente o disparar un proceso después de leerlo.
Preguntas frecuentes
Preguntas frecuentes
¿Qué es el OCR en documentos y en qué se diferencia del procesamiento inteligente?
El OCR convierte la imagen de un documento en texto. El procesamiento inteligente va más allá: entiende qué documento es, extrae los datos que importan, los valida contra tus sistemas y los carga donde corresponde.
¿Sirve un OCR gratis para las facturas de una empresa?
Para digitalizar un documento suelto, sí. Para procesar facturas todos los días, no: un OCR gratis no valida los datos, no detecta duplicados ni los carga en tu ERP, así que alguien igual tiene que revisar y tipear.
¿Cuál es el mejor programa para digitalizar facturas?
Depende del volumen, de la variedad de formatos y del sistema donde tienen que terminar. Para casos estándar hay buenos productos de mercado; cuando hay reglas propias, sistemas propios o documentos informales, conviene una solución a medida.
¿Qué pasa con fotos borrosas, tickets o documentos escritos a mano?
La mayoría se lee bien. Cuando la calidad no alcanza o el texto es dudoso, el dato no se carga: el documento pasa a una bandeja de revisión donde una persona lo ve al lado de la imagen original.
¿Qué precisión tiene y quién revisa los errores?
Cada dato extraído tiene un nivel de confianza y vos definís el umbral. Todo lo que queda por debajo, o que no coincide con tus sistemas, lo revisa tu equipo antes de cargarse. Así, los errores se detectan antes de llegar al ERP.
¿Se integra con mi ERP o mi CRM?
Sí. Cargamos los datos en Odoo, SAP y otros ERP, en CRM y en sistemas propios, con tus reglas de imputación. Si tu sistema no tiene cómo integrarse, lo sabés antes de construir.
¿Qué diferencia hay entre digitalizar una factura y la factura electrónica?
Digitalizar es convertir una factura en papel o en imagen en un documento y datos digitales. La factura electrónica nace digital, en un formato estructurado. Procesamos las dos: en ambos casos los datos se validan contra tus sistemas antes de cargarse.
¿Se puede automatizar la conciliación bancaria?
Sí. La solución lee los comprobantes de pago, busca el movimiento en el extracto, lo concilia contra la factura o la deuda del cliente, calcula saldos y deja para revisión solo lo que no coincide.
¿Dónde quedan mis documentos y mis datos?
En una cuenta de nube de tu empresa, con acceso restringido a quien los necesita. Cada documento queda vinculado al registro que originó, para auditoría.
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